Per avviare la procedura di Conciliazione è sufficiente compilare in ogni sua parte il modulo "Domanda di Conciliazione" e farlo pervenire alla segreteria del Servizio di Conciliazione della propria Camera di commercio.
È possibile presentare le domande in carta libera, purché siano precisati gli stessi dati richiesti dal modulo. Le parti possono depositare domande congiunte o contestuali.
La domanda di Conciliazione può essere depositata anche nei confronti di più parti. Ogni parte ha diritto di accesso agli atti del procedimento, salvo quando le altre parti abbiano espressamente richiesto di riservarli esclusivamente al Conciliatore.
La segreteria comunica la richiesta di Conciliazione all'altra parte coinvolta, con mezzo idoneo a dimostrarne l'avvenuta ricezione, invitandola a rispondere entro 15 giorni dal momento in cui si riceve la comunicazione. Se l'altra parte accetta di partecipare e invia la propria adesione, si individua il Conciliatore per il caso specifico e si fissa la data dell'incontro.
Le parti partecipano all'incontro personalmente. In casi particolari, tramite apposita delega scritta, possono farsi sostituire da un proprio rappresentante informato dei fatti e munito dei necessari poteri.
Le parti possono farsi assistere da un difensore tecnico o da un consulente di fiducia.
Il mediatore conduce l'incontro senza formalità di procedura, sentendo le parti sia congiuntamente che separatamente.
La proposta di conciliazione è comunicata alle parti per iscritto, tramite la Segreteria. Le parti fanno pervenire alla Segreteria, per iscritto ed entro sette giorni, l'accettazione o il rifiuto della proposta. In mancanza di risposta nel termine, la proposta si ha per rifiutata.
